Как избавиться от старой техники и снизить затраты на печать

«Зоопарк» техники — стандартная история для крупных компаний. У многих из них годами не доходят руки до обновления базы инсталлированного оборудования, хотя этот шаг ведет к ускорению процесса цифровизации, сокращению затрат и оптимизации времени сотрудников.

Огромное количество устаревшей компьютерной техники и устройств печати может негативно сказаться на деятельности любой компании. И чем она крупнее, тем значительнее эффект. «Уралхим» — одно из ключевых предприятий российского рынка минеральных удобрений с широким территориальными охватом. В рамках перехода на цифровизацию, в компании ввели электронный документооборот. Однако сократить использование бумаги очень сложно, поскольку руководство не понимает, что и в каких объёмах печатают сотрудники. Прежде всего, было решено оптимизировать работу с печатной техникой. За реализацию проекта взялся филиал «Уралхима» — Объединенный центр обслуживания (ОЦО), в котором сконцентрирован весь ИТ-сервис холдинга.

«Холдинг у нас молодой, но сами заводы перешли под наше ведомство от других предприятий, которые долгое время эксплуатировали оборудование, — рассказывает руководитель департамента ИТ филиала ОЦО «Уралхима» Владимир Руденко (на фото ниже). — Вся техника, которую используют сотрудники, была закуплена не централизованно, разными менеджерами в течение нескольких лет. Это привело к тому, что мы находили на заводах домашние принтеры, которые обслуживали сами сотрудники, а суммарно по всей сети использовалось 298 видов картриджей, некоторые из которых уже даже не выпускают».

Проведя анализ парка оборудования, ИТ-департамент пришел к неутешительным выводам: более 60 % устройств нуждаются в замене. Появилась критическая необходимость — заново выстроить процесс печати, который будет включать исчерпывающий мониторинг, поэтапное управление, прогнозирование затрат и бюджетов в среднесрочной перспективе.

«В тот период возникали ситуации, когда на складе какого-нибудь из заводов не было запасов расходных материалов, что приводило к задержкам и даже простоям печатной техники. Унификация оборудования и переход на сервисную модель обслуживания помогли справиться с проблемами и ощутить видимый эффект: на предприятиях всегда хватает расходников, обслуживание техники координируют специалисты», — добавляет директор по управлению сервисами компании «ЛантаCервис» Александр Жуков.

Перемены начались с детального анализа: в течение двух месяцев сотрудники «Уралхима» изучали ситуацию на всех цехах и во всех помещениях компании. Все имеющиеся в наличии принтеры были отмечены с учетом моделей и срока эксплуатации, после чего вся информация была отражена на картах помещений, в реестрах и списках.

За возможность провести модернизацию боролись несколько крупных интеграторов, каждый из которых предлагал разнообразные решения от многих вендоров. Особенность проекта заключалась в том, что в числе прочих задач было необходимо внедрить систему мониторинга центров печати.

«Такого тщательного подхода, как в „Уралхиме“, я еще не видел, — признается Александр Жуков. — В отличие от многих клиентов, заказчик предварительно сам собрал огромное количество данных. Представители компании подробно рассказали, какая техника находится у них в эксплуатации, высказали чёткие требования к конечному результату, отметив мельчайшие нюансы — например, удалённость каждого принтера от каждого сотрудника должна составлять не более 30 метров. «Уралхим» предоставил планы помещений и запросил возможность карточного доступа к каждому устройству».

Кроме того, важным требованием компании стало то, чтобы каждый принтер выдерживал печать определённого количества страниц в месяц — эта цифра для конкретных устройств определялась в ходе проведенной «Уралхимом» аналитической работы. Для разных помещений было выбрано четыре типа устройств, которые отличались по размерам и соответствовали требованиям сотрудников в каждом конкретном месте и их нагрузке.

Сначала интеграторы предоставляли план внедрения решения, и только после этого был проведен тендер, победу в котором одержала компания «ЛантаСервис» с центрами печати на базе техники HP Managed.

Реализация проекта длилась несколько месяцев, в течение которых была произведена замена техники и внедрение системы мониторинга и управления печатью Watchdoc — европейское решение мирового вендора, которое используют многие глобальные компании.

«Эта система полностью прозрачна. Теперь я в любой момент времени вижу, кто, что и в каком количестве печатает, могу задавать вопросы о том, почему это необходимо и можно ли отказаться от печати этого конкретного документа, переведя работу с ним в электронный вид. Это все ускоряет переход к полностью электронному документообороту», — уверен Владимир Руденко.

Проект по организации современных центров печати изменил положение в «Уралхиме» и отразился на издержках компании. Универсальность использования нового оборудования, функциональность и мобильность решений HP Inc. принесли новые возможности, повысив при этом общую производительность. Если раньше в одном кабинете, где работают три человека, могли стоять пять разных старых устройств, не все из которых использовались, но наверняка требовали обслуживания, то теперь все необходимое оборудование для печати и работы с документами объединено в одном центре. Дышать в кабинетах стало легче, а оборудование используется эффективно — сотрудники используют все нужные функции на новых мощных устройствах и не тратят время на их обслуживание. Центры печати на базе решений HP Managed, расположенные в радиусе 30 метров от любого сотрудника, повысили мобильность персонала: распечатать документ можно как внутри своего подразделения, так и за его пределами — в другом здании.

Но самое главное, что это может сделать любой зарегистрированный в системе сотрудник не только на своем заводе, но и на любой другой площадке компании. Необходимо только приложить пропуск, и система идентифицирует сотрудника мгновенно. Еще один важный плюс данного решения — возможность сразу отправить отсканированный документ себе на почту без необходимости вспоминать электронный адрес и тратить время на ввод символов, система автоматически подтянет данные. Можно добавить в копию любой другой почтовый адрес: документ мгновенно будет отправлен устройством.

«Раньше 10 % того, что было направлено на печать, относилось к числу забытых копий. Теперь же устройство не начнет печатать, пока сотрудник не пройдет авторизацию — не приложит пропуск, либо не введет пароль. Таким образом, только устройства авторизации сэкономили нам 10 % расходов на печать. Я уже не говорю о том, что число используемых типов картриджей снизилось в шесть раз — до 50 видов», — отмечает Владимир Руденко.

Суммарная экономия от внедрения составила 15 % при общей оптимизации парка печатной техники в 46 %. Количество устройств снизилось почти вдвое — с 2800 до 1500 единиц. К каждому заводу теперь прикреплён сотрудник «ЛантаСервис», который ежедневно проводит профилактику и контролирует своевременное обновление оборудования, которым теперь оснащены все производственные площадки «Уралхима».

Источник